De werkdruk-check, wat zegt prima eigenlijk?

"Hoe gaat het?"

"Ja, prima, wel druk."

"Ja he, maar goed, druk zijn we allemaal. hoort erbij"

En we gaan weer door.

Maar wat zegt dat woord 'ja, prima,druk' eigenlijk? Betekent het dat alles goed gaat, of dat iemand liever niet vertelt wat er speelt?

We nemen vaak aan dat we elkaar begrijpen. Maar een antwoord dat duidelijk klinkt, hoeft dat niet altijd te zijn. Een ja, prima is niet altijd een ja, prima.

Vorige week sprak ik met een collega over interculturele communicatie. We hadden het over het woord 'ja' en "Ja hoor, dat lukt wel."

Dat klinkt als een duidelijke toezegging. Maar betekent het voor iedereen hetzelfde?

Misschien bedoelt iemand dat de vraag is begrepen. Misschien wil diegene de ander niet teleurstellen. Of voelt iemand zich niet vrij om aan te geven dat iets eigenlijk niet haalbaar is. Ondertussen gaat de leidinggevende ervan uit dat de afspraak duidelijk is.

Totdat de deadline nadert en blijkt dat het werk niet af is.

In haar boek The Culture Map beschrijft Erin Meyer hoe culturele verschillen invloed kunnen hebben op communicatie en vertrouwen. Zo kan de één gewend zijn om heel direct te communiceren, terwijl de ander meer tussen de regels door zegt. Ook kan vertrouwen vooral groeien door goede (zakelijke) samenwerking of juist door eerst een persoonlijke relatie op te bouwen.

Natuurlijk spelen ook persoonlijkheid, hiërarchie en organisatiecultuur een rol. Wat voor jou vanzelfsprekend is, hoeft dat voor een ander niet te zijn.

Werkdruk en onuitgesproken verwachtingen

Stel dat iemand al drie deadlines heeft en er nog een opdracht bijkrijgt.

"Kun jij dit er ook nog even bij doen?"

"Ja hoor."

Maar heeft iemand gevraagd of dat daadwerkelijk haalbaar is?

Misschien verwacht de leidinggevende dat de medewerker zelf aangeeft wanneer het te veel wordt. Terwijl de medewerker denkt dat weigeren geen optie is.

Twee mensen. Twee verwachtingen. Geen duidelijk gesprek. En zo kan werkdruk ongemerkt oplopen.

Je aannames checken:

Wat als we iets vaker zouden doorvragen? Niet met nóg een formulier of een extra vergadering, maar met vier eenvoudige vragen:

1. Wat speelt er op dit moment?
2. Wat wordt er van je verwacht, en is dat haalbaar?
3. Wat heb je nodig (van mij) om je werk goed te kunnen doen?
4. Welke afspraak maken we en wanneer komen we erop terug?

Want luisteren alleen is niet voldoende. Het gaat er ook om dat we onze verwachtingen leren uitspreken, doorvragen en samen onderzoeken wat haalbaar is.

Dat vraagt iets van beide kanten. Van de leidinggevende die niet zomaar aanneemt dat een 'ja' ook betekent dat het lukt. En van de medewerker die de ruimte krijgt én neemt om aan te geven wanneer iets niet haalbaar is. Want werkdruk ontstaat niet alleen door wat er allemaal moet gebeuren, maar kan ook toenemen door wat we niet tegen elkaar zeggen.

Dus de volgende keer dat iemand antwoordt: "Ja, prima, druk", vraag dan eens door. Misschien begint daar wel een gesprek dat anders nooit had plaatsgevonden.

Puur Snel | Communicatie, coaching, samenwerking en teamontwikkeling

Bronnen

• Erin Meyer (2014), The Culture Map. Meer informatie.
• WHO – Guidelines on Mental Health at Work (2022).
• HSE – Management Standards for Work-Related Stress.